Informacje obowiązkowe, art. 49: sprawozdanie z działalności

Sprawozdanie z działalności a sprawozdanie finansowe – czym się różni

Sprawozdanie z działalności to uzupełnienie rocznego sprawozdania finansowego, nie jego integralna część. Dołącza się je jako odrębny dokument. Nawet podpisane i kompletne sprawozdanie finansowe nie zamyka sprawozdawczości za rok obrotowy, dopóki zarząd nie przygotuje sprawozdania z działalności.

Zgodnie z art. 45 ust. 4 ustawy o rachunkowości sprawozdanie z działalności uzupełnia roczne sprawozdanie finansowe. Podstawowy katalog obowiązkowych informacji określa art. 49 ust. 2 tej ustawy; obejmuje on opis sytuacji jednostki oraz wskazane w przepisie informacje o jej działalności.

Sprawozdanie finansowe obejmuje bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową: wprowadzenie do sprawozdania finansowego i dodatkowe informacje i objaśnienia (art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Wśród elementów sprawozdania finansowego wymienia się także rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień bilansowy.

Sprawozdanie z działalności opisuje natomiast działalność prowadzoną przez spółkę w zakończonym roku obrotowym oraz funkcjonowanie w ciągu całego roku – nie tylko sprawy zarządu. Jest dokumentem opisowym uzupełniającym dane liczbowe.

Przepisy nie określają zasad sporządzenia sprawozdania z działalności ani jego wzoru – podają jedynie minimalny zakres lub wskazówki. Obowiązkowe informacje wyznacza art. 49 ustawy o rachunkowości, a nie jeden sztywny formularz.

Kiedy zarząd musi sporządzić sprawozdanie z działalności

Ustawa o rachunkowości nakłada na zarząd spółki z o.o. obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki za zamknięty rok obrotowy.

Ustawa o rachunkowości posługuje się pojęciem kierownika jednostki. Do tej kategorii zalicza m.in. członków zarządu spółki kapitałowej, wspólników prowadzących sprawy spółki jawnej, cywilnej i partnerskiej, komplementariuszy prowadzących sprawy spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej oraz likwidatorów.

W spółce kapitałowej obowiązek sporządzenia sprawozdania spoczywa więc na zarządzie.

Sprawozdanie z działalności sporządza się za ten sam okres (rok obrotowy) co sprawozdanie finansowe. Obowiązek dotyczy m.in. spółek kapitałowych – w tym spółek z o.o. i spółek akcyjnych – spółek komandytowo-akcyjnych, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

Spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, jeśli ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy są mniejsze niż równowartość w walucie polskiej 2,5 mln euro i nie prowadzą pełnej księgowości. Składają wtedy w KRS oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Termin to 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.

Warunki wykluczenia z obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego (i związanego z nim)

Termin sporządzenia sprawozdania z działalności

Zarząd sporządza sprawozdanie z działalności w terminie przewidzianym dla sprawozdania finansowego – w ciągu 3 miesięcy od zamknięcia roku obrotowego.

Gdy rok obrotowy spółki pokrywa się z kalendarzowym, termin upływa 31 marca. Dzień bilansowy przypada wówczas 31 grudnia, więc oba dokumenty – finansowy i opisowy – powstają w pierwszym kwartale następnego roku.

Odrębny termin 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy dotyczy złożenia do KRS oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego przez spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, o których mowa w ustawie o rachunkowości.

Sprawozdanie finansowe należy złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Sprawozdanie z działalności podpisuje się przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego przez właściwy organ (Montevero).

Czy istnieje obowiązkowy wzór sprawozdania z działalności?

Nie istnieje jeden powszechnie obowiązujący wzór sprawozdania z działalności ani sztywny schemat jego sporządzania. Przepisy nie określają zasad przygotowania dokumentu ani nie narzucają formularza – wskazują tylko minimalny zakres informacji lub wskazówki, jak je sporządzić.

Obowiązkowe jest sprawozdanie obejmujące zakres z art. 49 ustawy o rachunkowości, a nie dowolny opis działalności – brak wzoru nie zwalnia z tego obowiązku.

Daje to swobodę w kształtowaniu struktury dokumentu i pozwala dopasować go do specyfiki spółki – inne akcenty ma firma produkcyjna, inne usługowa czy handlowa. Zachowaj powtarzalny układ z roku na rok, aby opis działalności można było porównywać między okresami.

Ustawa wymienia załączniki nr 1, 4, 5 i 6 do sprawozdania finansowego. Załącznik nr 4 dotyczy jednostek mikro, a załącznik nr 5 – jednostek małych korzystających z uproszczeń. Nie określają one treści sprawozdania z działalności.

Obowiązkowe informacje z art. 49 ust. 2 w sprawozdaniu z działalności

Art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości określa podstawowy katalog obowiązkowych informacji w sprawozdaniu z działalności. Chodzi o istotne informacje dotyczące zarządzania podmiotem oraz najważniejszych wydarzeń, w tym m.in. o stanie majątkowym, sytuacji finansowej i wyniku finansowym, a także o czynnikach ryzyka i zagrożeniach.

Sprawozdanie z działalności powinno zawierać opis istotnych zdarzeń wpływających na działalność jednostki w danym roku obrotowym, omówienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego, informacje o przewidywanym rozwoju działalności, opis istotnych czynników ryzyka i zagrożeń, informacje o działalności badawczo-rozwojowej, oddziałach, nabyciu udziałów własnych czy transakcjach z podmiotami powiązanymi.

Poza minimalnym zakresem możesz dodać informacje potrzebne odbiorcy do zrozumienia sytuacji spółki, o ile dotyczą roku obrotowego, którego sprawozdanie dotyczy. Opis uzupełnia dane liczbowe sprawozdania finansowego.

Zakres obowiązków zależy także od kategorii jednostki. Jednostki mikro i małe mogą nie sporządzać sprawozdania z działalności, jeśli taką decyzję podejmie ich organ zatwierdzający. Załączniki nr 4 i 5 określają zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym jednostek mikro i małych korzystających z uproszczeń, a nie treść sprawozdania z działalności.

Ustawa o rachunkowości przewiduje też odrębne obowiązki: sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej (rozdział 6a) oraz skonsolidowane sprawozdania finansowe grupy kapitałowej (rozdział 6).

Jednostki objęte obowiązkiem sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju uwzględniają informacje o zrównoważonym rozwoju w sprawozdaniu z działalności.

W praktyce wiele jednostek zainteresowania publicznego (JZP) prezentuje w sprawozdaniu z działalności również informacje o wynagrodzeniu firmy audytorskiej za badanie, przegląd oraz inne usługi – choć co do zasady publikuje się je w informacji dodatkowej.

Wydarzenia istotne dla spółki – co warto opisać

Opis istotnych zdarzeń wpływających na działalność jednostki to obowiązkowa pozycja z art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Dokument opisuje działalność w okresie sprawozdawczym.

Przy wyborze zdarzeń pomocne jest jedno kryterium: czy informacja zmienia obraz spółki w oczach czytelnika dokumentu – wspólnika, banku, kontrahenta czy inwestora. Jeśli tak, warto ująć ją w sprawozdaniu wraz ze skutkiem, jaki wywarła na dalszą działalność.

Obowiązkowe jest także omówienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego. Dane liczbowe z bilansu i rachunku zysków i strat wymagają w tym miejscu komentarza opisowego.

Funkcjonowanie zarządu w sprawozdaniu

Dokument obejmuje funkcjonowanie spółki w całym okresie, a nie wyłącznie sprawy związane z działalnością zarządu.

Art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości odnosi się do istotnych informacji o zarządzaniu podmiotem. Informacje o funkcjonowaniu zarządu warto przedstawić w części poświęconej funkcjonowaniu organów spółki, ale nie zastępują one opisu całej działalności spółki.

Czym różni się od informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego

Informacja dodatkowa obejmuje wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Jest elementem sprawozdania finansowego – obok bilansu i rachunku zysków i strat (art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Wśród elementów sprawozdania finansowego wymienia się także rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym.

Wprowadzenie zawiera podstawowe informacje o jednostce oraz opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny i sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru. Podaje też przyczyny i skutki ewentualnych zmian tych zasad w stosunku do roku poprzedzającego (art. 48 ust. 1 pkt 1 ustawy).

Nie przenoś tych treści do sprawozdania z działalności ani odwrotnie. Zasady rachunkowości, wycena i informacje o jednostce należą do informacji dodatkowej; opis działalności spółki, istotnych wydarzeń i funkcjonowania organów – do sprawozdania z działalności. Pomieszanie dokumentów utrudnia ich odbiór i grozi pominięciem wymaganych informacji w jednym z nich.

Sprawozdanie z działalności vs. Informacja dodatkowa do sprawozdania finansowego

Podsumowanie

Przed zatwierdzeniem dokumentu sprawdź, czy dotyczy zakończonego roku obrotowego, powstał w terminie przewidzianym dla sprawozdania finansowego, obejmuje minimalny zakres informacji z art. 49 ustawy o rachunkowości i jest dołączony do rocznego sprawozdania finansowego jako jego uzupełnienie. Informacja dodatkowa i wprowadzenie pozostają częścią sprawozdania finansowego, a nie sprawozdania z działalności.

Kontrola zakresu oznacza sprawdzenie, czy opisano istotne zdarzenia wpływające na działalność jednostki, przewidywany rozwój, działalność badawczo-rozwojową oraz sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy. Należy także sprawdzić informacje o udziałach własnych, oddziałach i transakcjach z podmiotami powiązanymi (art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Ustawa o rachunkowości przewiduje też odrębne obowiązki sprawozdawcze, m.in. skonsolidowane sprawozdania finansowe grupy kapitałowej oraz sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Minimalny zakres informacji wyznacza art. 49 ustawy o rachunkowości, który nie narzuca jednego wzoru ani szczegółowego formularza sprawozdania z działalności. Dokument obejmuje działalność spółki w roku obrotowym objętym sprawozdaniem oraz funkcjonowanie przez cały rok.

Spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy są mniejsze niż równowartość w walucie polskiej 2,5 mln euro i które nie prowadzą pełnej księgowości, składają w KRS oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Termin to 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.